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雅芳驗廠咨詢--供應商社會責任評審流程

工廠審核流程

一、概述


   雅芳非常重視與供應商之間已經建立起的關系,而且我們認識到制造雅芳產品的每一個供應商和工人都為雅芳公司的成功作出了貢獻?;谶@一原因,我們致力于幫助我們的供應商持續改善每個工人的工作條件,正是這些工人為我們生產出了優質的產品。非常重要的是,我們的制造商應尊重運營地的法律和文化,同時也尊重為雅芳生產產品的工人。雅芳希望供應商在各方面采取負責任的行動,并盡最大努力確保工作場所沒有任何虐待、剝削或非法工作條件的存在。雅芳要求供應商遵守所適用的所有法律法規,以及雅芳供應商行為準則。如地方或行業規范超過該行為準則要求的,則適用該規范。

   本介紹的目的在于將雅芳社會責任項目的運作機制告訴我們的供應商,并讓他們在審核前有機會進行自我評估,并進行改進。新工廠和已批準的工廠將受到審核。雅芳選擇必維國際檢驗集團 (BV)作為第三方對工廠進行審核。

   

    A. 關于必維國際檢驗集團

   

 

   必維國際檢驗集團是全球領先的測試和檢驗服務供應商。必維國際檢驗集團的服務涵蓋了廣闊的質量和過程保證范圍,以協助客戶有效地管理各種風險,包括產品性能、法規遵從、產能和能力評估、社會責任以及工廠反恐安全。在社會責任和工廠反恐安全方面,必維國際檢驗集團是一個市場領導者。必維國際檢驗集團的團隊擁有豐富的經驗——從設計、開發以及通過現場審核來評估行為準則和工廠反恐安全的遵守情況,BV已經為許多知名度很高的公司提供了上述服務。


       二、 審核安排


   按照雅芳要求指南的規定,工廠將受到必維國際檢驗集團的審核。安排工廠審核的過程包括預訂審核、開發票和付款,以及安排審核日期。

      A.  確認


    工廠如被要求進行首次審核,必須先填寫一份雅芳供應商行為準則確認書(附件1),并在收到審核通知的5個工作日內提交給雅芳。


      B.  開發票及付款


   

   在該方案實施初期,雅芳將承擔所選首次審核的費用。如需跟蹤審核(以確認在首次審核中發現的問題已經改善),由 BV代表雅芳執行。跟蹤審核的費用將由供應商支付。如首次審核或跟蹤審核仍問題需要跟進,必維國際檢驗集團將給供應商開具進一步跟蹤審核的發票,并帶有詳細付款說明。

   跟蹤審核的時間將與雅芳的糾正措施指南以及相關的糾正措施計劃報告上的信息保持一致。     請注意,必維國際檢驗集團只有從供應商處收到全額付款后才會安排跟蹤審核——未付款的情況 將定期提交給雅芳以作跟進。 款項可通過支票或電匯支付。要格外注意的是,必維國際檢驗集團的發票號碼是向必維國際檢驗集團付款的查詢依據——無論是電匯還是支票 ——以確保及時處理和操作。如果未能包括發票號碼,將導致審核安排的延誤。  雅芳要求供應商在收到發票的 15 個工作日內付款并提供付款證明。(請注意,電匯可能需要花 費五個工作日用于銀行業務清算過程,而支票所需時間可能更長。)請注意,如果必維國際檢驗集團審核員在審核日被拒絕進入廠區或者供應商或工廠在審核日前72小時內取消審核,費用仍將向供應商全額收取。


      C. 審核安排


 

   一經收到填寫好的確認表,當地必維國際檢驗集團計劃員將與工廠聯系,以確認正在生產或將要生產雅芳產品的工廠位置,并安排首次審核日期。通常審核的具體日期不會預先通知,而只會通知一個時間段,一般為2個星期。審核員會在該2個星期中的任何一個工作天出現在工廠門口,對工廠進行雅芳供應商社會責任審核。

   

   在安排審核的日期范圍內 ——以及審核當天,請確保至少有一個工廠的管理層成員在廠,以便提供相應的文件,以及對工廠進行完全的審核。 必維國際檢驗集團需要能夠進行全面的審核,即使是工廠擁有人或提供給雅芳的社會責任聯系人不在廠。

 

   跟蹤審核將在糾正措施計劃報告內所規定的糾正期限結束前一個星期內安排。糾正期限結束前一個星期(根據發票的付款情況),當地BV計劃員將聯系工廠確認即將進行的跟蹤審核。該BV計劃員將為工廠提供一個1星期的審核日期范圍,在這一周內的任意一個工作天,BV均有可能對工廠進行跟蹤審核。根據雅芳的要求,必維國際檢驗集團計劃員不得向工廠代表透露具體的跟蹤審核日期。

   

        三、 工廠審核實施

 

   

      首次審核將在預先通知的2周內的任意一個工作日進行,BV不會通知具體審核的日期。  在預期的審核到來前,工廠管理層應檢查所需文件清單(附件6 —— 具體文件清單會由BV在審核前提供),并確保相關文件在審核日當天可以使用。管理層——包括工廠廠長、經理,相應的人力資源人員和會計人員——應在審核期間在場。需要格外注意的是,如果在審核過程中,工廠拒絕審核員進入工廠的某些區域(包括廠房、飯堂、宿舍等任何工廠區域)、或拒絕提供各種文件資料或生產記錄、或拒絕審核員單獨與員工進行面談,將導致該次審核不通過(紅色總體評審等級),不管該次審核是初次審核還是跟蹤審核,費用都將由供應商支付。所以希望供應商/工廠能對審核員給予全面的配合(審核員所獲取的工廠信息是保密的,不會泄露給第三方)。同時,如果工廠因停電、放假等原因在某幾天不能安排審核,應至少提前3個工作天通知BV,否則可能導致審核不通過,且審核費用由供應商支付。


        1、與管理層進行首次會議;

        2、現場審核 ;(主要審核廠區、飯堂、宿舍等的健康與安全狀況;同時也會檢查現場的各種生產記錄包括但不限于收發記錄、生產記錄、檢驗記錄等,以確認沒有非授權的外發加工,同時檢查是否有記錄不一致的情況發生;在現場審核過程中,審核員還會獲取一些其它現場信息,以證明工廠是否符合雅芳供應商行為準則中的要求。)

        3、文件審核 ;(主要審核附件6及BV在審核前提供的文件清單中的文件、資料是否能證明工廠符合相應的要求。審核員會根據實際情況要求工廠提供其它相關的資料。)

        4、員工訪談 (審核員需要一個相對遠離管理層視線的房間,對工廠員工進行訪談。工廠管理層不應在現場。訪談的內容涵蓋供應商行為準則中的各個要求,從訪談的角度來證實工廠是否符合雅芳的供應商行為準則。

        5、與管理層進行末次會議,總結審核發現的問題。


      審核是一個事實調查過程,旨在幫助您確定在工廠運作中可以進行改善的方面,以確保工廠遵守國家的具體法律要求和雅芳供應商行為準則。 在審核執行期間,雅芳要求所有供應商對工作場所的工作條件公開、誠實——而且完全透明。


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